Unidad de Trámite Documentario y Archivo

La Unidad de Trámite Documentario y Archivo, es responsable de organizar, conducir, ejecutar, evaluar y controlar la administración documentaria institucional de la Dirección Regional de Agricultura y tiene las siguientes funciones:

 Planear, organizar, conducir, ejecutar, supervisar y controlar la administración de documentos y correspondencia oficial que ingresan y egresan en el Dirección Regional de Agricultura de Madre de Dios.

 

 Organizar y centralizar en una mesa de partes única el trámite documentario de la documentación que ingresa y egresa de la Dirección Regional de Agricultura Madre de Dios.

 

 Registra, controla, deriva y agiliza el trámite de la documentación interna entre dependencias, así como de la documentación que egresa de la institución.

 

 Administrar el registro, numeración, publicación y distribución de los dispositivos legales que emanen de la Dirección regional de Agricultura Madre de Dios.

 

 Conducir el funcionamiento de los procedimientos de trámite documentario de la Dirección Regional de Agricultura.

 

 Distribuir y dar trámite oportuno a las comunicaciones tanto internas como externas.

 

 Organizar, dirigir, ejecutar, coordinar y supervisar la administración del archivo central de la Dirección Regional de Agricultura, de conformidad con las normas, lineamientos y orientaciones técnicas del Sistema Nacional de Archivo.

 

 Autenticar en las copias de los dispositivos legales expedidos por los diferentes órganos de la Dirección Regional de Agricultura que se encuentran en custodia en el archivo central.

 

 Cumplir las funciones que establece le Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en la parte pertinente sobre administración documentaria y archivo.

 

 Llevar en forma ordenada y sistemática el archivo anual documentario activo de la autógrafa y transcripción de las Resoluciones, Convenios Interinstitucionales y Contratos, conjuntamente con la documentación sustentatoria debidamente foliada, así como de los oficios, memorándums y otros.

 

 Coordinar, proponer la eliminación de documentos declarados innecesarios pertenecientes a los diferentes Órganos de la Institución en concordancia a las Normas Legales del sistema Nacional de Archivos.

 

 Proponer el Plan Institucional de Archivo.

 

 Velar por el servicio adecuado y oportuno de los servicios que brinda el Archivo Institucional, así como por el buen funcionamiento de la biblioteca, documentos fotográficos, filmaciones y similares.

 

 Las demás que le asigne el Director de Oficina de Administración.